Logistikapríklad použitia

Vyťažovanie údajov z dokumentov — bez ručného prepisovania

Zmluvy, dodacie listy, CMR, atesty, objednávkové formuláre, žiadosti či excely od partnerov chodia v PDF, skenoch aj fotkách a niekto ich pole po poli prepisuje do systému. AI dokument prečíta, vytiahne presne tie údaje, ktoré potrebujete, overí ich a zapíše do ERP alebo CRM. Čo nie je jasné, pošle človeku.

Poznáte to?

Ľudia trávia hodiny týždenne prepisovaním údajov z dokumentov do ERP, CRM alebo tabuľky — dátumy, čísla šarží, sumy, adresy, termíny.
Každý partner posiela iný formát: jeden PDF zo svojho systému, druhý sken s pečiatkou, tretí excel s vlastnými stĺpcami.
Preklep v čísle zmluvy, šarže alebo v hmotnosti na CMR sa nájde až pri reklamácii, audite alebo fakturácii.
Existujúci nástroj na digitalizáciu dokumentov zvláda jednu šablónu, ale na všetko ostatné treba zase človeka.

Ako to funguje

1. Prečíta dokument v akomkoľvek formáte
PDF textové aj skenované, fotka z mobilu, Excel, Word, príloha e-mailu. Viacstranové dokumenty a tabuľky cez viac strán spracuje ako celok, nie po stranách.
2. Vytiahne polia podľa vašej definície
Spolu určíme, ktoré údaje z ktorého typu dokumentu potrebujete — napríklad zmluvná strana, dátum účinnosti a výpovedná lehota zo zmluvy, alebo šarža, norma a namerané hodnoty z atestu.
3. Overí, či údaje dávajú zmysel
Skontroluje súčty, formáty (IČO, dátumy, čísla šarží) a zhodu s vaším ERP či CRM: existuje taký zákazník, objednávka, materiál? Rozpory označí.
4. Zapíše do systému — alebo odloží človeku
Dokumenty, pri ktorých všetko sedí, idú rovno do systému. Nejasné idú do fronty, kde človek vidí dokument a vyťažené údaje vedľa seba a opraví ich jedným klikom.

Čo systém zvládne

Zmluvy a dodatky, dodacie listy, CMR, certifikáty a atesty materiálu, objednávkové formuláre, žiadosti, výkazy práce, excely a reporty od partnerov.
PDF (textové aj skenované), fotky z mobilu, Excel, Word; tlačené dokumenty s ručne dopísanými poznámkami.
Slovenčina, čeština, angličtina, nemčina a ďalšie jazyky — aj v rámci jedného dokumentu.
Zápis do ERP, CRM, DMS, SharePointu alebo tabuľky — cez API, databázu, import súborov alebo MCP.
Príjem z e-mailovej schránky, zdieľaného priečinka alebo skenera — dokument sa do spracovania dostane sám.

Kontrola človekom a bezpečnosť

Pravidlá kontroly určujete vy: ktoré polia sú povinné, čo musí sedieť so systémom a čo vždy kontroluje človek.
Ku každému údaju sa ukladá, z ktorej strany a miesta dokumentu pochádza — pri audite sa dá dohľadať pôvod.
Presnosť meriame na vzorke vašich reálnych dokumentov pred nasadením aj po každej zmene, nie na demo príkladoch.
Automatický zápis uvoľňujeme postupne, len pre typy dokumentov so stabilnou presnosťou. Ostatné zostávajú v režime „navrhni, človek potvrdí“.

Aký výsledok je realistický

~75 %

dokumentov bez ručného prepisu

Pri typickej firme so stovkami dokumentov mesačne v niekoľkých typoch počítame s približne 75 % dokumentov zapísaných bez ručného prepisu; zvyšok človek skontroluje za sekundy namiesto minút. Čím rôznorodejšie a horšie čitateľné dokumenty, tým väčší podiel pôjde na kontrolu — skutočné číslo zistíme na vašej vzorke ešte pred pilotom. Návratnosť produkčného nasadenia vychádza pri takomto objeme rádovo do roka.

Čísla sú orientačné pre typické objemy. Presný odhad pre vašu firmu dáme po analýze procesu.

Orientačný rozsah

Analýza typov dokumentov a vzorky: 900 – 1 800 €
Pilot na vašich reálnych dokumentoch (2–4 týždne): 3 500 – 6 500 €
Produkčné nasadenie s integráciou do ERP / CRM: 6 000 – 14 000 €
Prevádzka, dohľad a meranie presnosti: od 290 € / mesiac

Ceny sú orientačné a bez DPH. Presné číslo dávame až po analýze vášho procesu — nie z brucha na prvom hovore.

Časté otázky

Čím sa to líši od automatického spracovania faktúr?

Faktúry sú špecializovaný prípad s pevnou sadou údajov a väzbou na účtovníctvo — pre ne máme samostatné riešenie Automatické spracovanie faktúr. Vyťažovanie údajov z dokumentov je pre všetko ostatné: zmluvy, dodacie listy, CMR, atesty, formuláre či excely, kde si polia a pravidlá kontroly definujete sami.

Aké presné je vyťažovanie údajov z PDF?

Závisí od dokumentov. Na čistých PDF zo systémov býva presnosť na úrovni jednotlivých polí veľmi vysoká, na zlých skenoch a rukopise výrazne nižšia. Preto ju meriame na vzorke vašich dokumentov a pri každom poli uvádzame istotu — čo neprejde kontrolou, ide k človeku.

Musíme mať pre každý typ dokumentu šablónu?

Nie. Definujete, aké údaje chcete, nie kde na strane sú. Dokument od nového partnera v inom rozložení sa zvyčajne spracuje bez nastavovania. Nový typ dokumentu znamená doplniť definíciu polí a otestovať ju na vzorke.

Kedy to nestojí za to?

Ak máte pár desiatok dokumentov mesačne, alebo všetky chodia v jednej pevnej šablóne, často stačí existujúci nástroj na OCR so šablónami či import z partnerovho systému. Na prvom hovore to spolu spočítame a ak sa to neoplatí, povieme vám to.

Kam idú naše dokumenty?

Spracúvame ich v EÚ, u poskytovateľov so zmluvným zákazom trénovania na vašich dátach, alebo modelom bežiacim u vás, ak dokumenty nesmú opustiť firmu. Originál zostáva vo vašom systéme.

Súvisiaca služba

AI agenti a automatizácia

Toto riešenie staviame v rámci služby „AI agenti a automatizácia procesov“.

Agent, ktorý spracuje e-maily, objednávky a faktúry namiesto vášho tímu

Prečítajte si viac

Ďalšie riešenia

Veľkoobchod

Chcem prebrať tento proces Spustiť AI Readiness kvíz

Nemusíte vedieť, či potrebujete AI, automatizáciu alebo nový systém. Ukážte nám proces, ktorý vás zdržuje — povieme vám, čo sa dá automatizovať a či sa to oplatí.

Vyťažovanie údajov z dokumentov — bez ručného prepisovania

Poznáte to?

Ako to funguje

1. Prečíta dokument v akomkoľvek formáte

2. Vytiahne polia podľa vašej definície

3. Overí, či údaje dávajú zmysel

4. Zapíše do systému — alebo odloží človeku