Účtovníctvopríklad použitia
Automatické spracovanie faktúr a dodacích listov pomocou AI
Prijaté doklady chodia ako PDF, skeny aj fotky z mobilu. Účtovníčka ich prepisuje a chyby sa nájdu pri uzávierke. AI vyťaží údaje, skontroluje súčty a zapíše doklad do systému — a všetko, čím si nie je istá, pošle na kontrolu človeku.
Poznáte to?
- Desiatky až stovky prijatých faktúr mesačne sa prepisujú ručne do účtovníctva alebo ERP.
- Dodacie listy sa párujú s objednávkami ručne a nezhody sa riešia až pri reklamácii.
- Klasické OCR zvládne štandardné šablóny, ale padá na nových dodávateľoch, ručných poznámkach a fotkách.
- Účtovníctvo trávi koniec mesiaca hľadaním preklepov namiesto kontroly.
Ako to funguje
1. Príjem dokladov odkiaľkoľvek
E-mailová schránka, zdieľaný priečinok, sken alebo fotka z mobilu. Doklad sa dostane do spracovania automaticky.
2. Vyťaženie údajov podľa významu
Dodávateľ, IČO, variabilný symbol, položky, sadzby DPH, sumy, dátumy. Nie podľa šablóny, ale podľa významu — funguje aj na doklad od nového dodávateľa.
3. Kontrola súčtov a párovanie
Overí, že položky dávajú súčet, DPH sedí a doklad sa páruje s objednávkou alebo dodacím listom. Nezhody označí.
4. Zápis do systému — alebo na kontrolu
Doklady s vysokou istotou idú do účtovníctva či ERP rovno. Pri nízkej istote sa zaradia do fronty na manuálnu kontrolu — nikdy potichu do účtovníctva.
Čo systém zvládne
- PDF (textové aj skenované), obrázky, fotky z mobilu, viacstranové doklady.
- Faktúry, dodacie listy, dobropisy, zálohové faktúry, pokladničné doklady.
- Slovenské, české a zahraničné doklady vrátane cudzích mien a rôznych formátov dátumov.
- Zápis do Pohody, Money, Omegy, SAP, Heliosu alebo vlastného systému — cez API alebo import.
- Trojcestné párovanie: objednávka – dodací list – faktúra.
Kontrola človekom a bezpečnosť
- Prah istoty nastavujete vy: napríklad doklady nad 10 000 € vždy kontroluje človek.
- Kontrolór vidí doklad a vyťažené údaje vedľa seba, opraví jedným klikom — a oprava zlepšuje systém.
- Každý zápis má stopu: z ktorého dokladu, ktorej strany a s akou istotou vznikol.
- Nič sa neposiela na úhradu automaticky. Schvaľovanie platieb zostáva u ľudí.
Aký výsledok je realistický
< 3 mes.
typická návratnosť
Pri stovkách dokladov mesačne počítame so 70–85 % dokladov spracovaných bez zásahu a s výraznou úsporou času pri zvyšku — kontrola trvá sekundy, nie minúty. Návratnosť produkčného nasadenia vychádza typicky pod tri mesiace pri stovkách dokladov mesačne; pri desiatkách dokladov rádovo do roka.
Čísla sú orientačné pre typické objemy. Presný odhad pre vašu firmu dáme po analýze procesu.
Orientačný rozsah
- Analýza dokladov a procesu
- 900 – 1 800 €
- Pilot na vašich reálnych dokladoch (2–4 týždne)
- 3 500 – 6 000 €
- Produkčné nasadenie s integráciou do účtovníctva
- 6 000 – 12 000 €
- Prevádzka a dohľad
- od 290 € / mesiac
Ceny sú orientačné a bez DPH. Presné číslo dávame až po analýze vášho procesu — nie z brucha na prvom hovore.
Časté otázky
Čím sa to líši od OCR, ktoré už máme?
OCR prečíta znaky. Nevie, že „Spolu k úhrade“ je celková suma, ani že položka na druhej strane patrí k prvej. AI číta doklad ako človek — podľa významu — a preto zvládne nové šablóny bez nastavovania. OCR pri tom ostáva ako záloha pre nekvalitné skeny.
Čo s dokladmi, pri ktorých si systém nie je istý?
Idú do fronty na kontrolu s označením, čo presne je neisté. Kontrolór opraví a potvrdí. Podiel takýchto dokladov sledujeme — ak rastie, niečo sa zmenilo a riešime to.
Zvládne to aj ručne písané doklady?
Čiastočne. Tlačené doklady s ručnou poznámkou áno, celý ručne písaný doklad býva na hranici — a systém to prizná a odloží ho človeku.
Máme účtovníctvo v Pohode, Money alebo Omege. Dá sa napojiť?
Áno. Väčšina slovenských systémov má API alebo importný formát. Ak nie, riešime to exportom a importom súborov — menej elegantné, ale funguje.
Je to v súlade s GDPR a zákonom o účtovníctve?
Doklady spracúvame v EÚ, nič sa nepoužíva na trénovanie modelov a originál dokladu zostáva vo vašom systéme. Archivácia a zodpovednosť za účtovníctvo zostávajú tam, kde boli — u vás a vašej účtovnej firmy.
Súvisiaca služba
AI agenti a automatizácia
Toto riešenie staviame v rámci služby „AI agenti a automatizácia procesov“.
Agent, ktorý spracuje e-maily, objednávky a faktúry namiesto vášho tímuPrečítajte si viac
- Ako dostať údaje z PDF do systému bez prepisovania: OCR, šablóny alebo AI?Ako dostať údaje z PDF, skenov a excelov do systému bez prepisovania: OCR, šablóny alebo AI, ktoré dokumenty sú ťažké a ako zmerať presnosť na vlastnej vzorke.
- Automatické spracovanie faktúr: OCR, RPA alebo AI? Čo si vybrať a prečoTri technológie, ktoré sa pri vyťažovaní faktúr a dodacích listov miešajú dokopy. Čo každá z nich reálne robí, kde padá, ako vyzerá proces, ktorý nepustí chybu do účtovníctva, a čo to stojí.
- Koľko stojí AI riešenie pre firmu — a kde sa najviac prepáli rozpočetReálne rozpätia cien za audit, pilot a produkčné nasadenie, mesačné náklady na prevádzku a päť miest, kde firmy najčastejšie minú peniaze zbytočne.
- Od PoC do produkcie: prečo väčšina AI projektov nikdy nedobehneAI projekty nezomierajú na tom, že by model nefungoval. Zomierajú v priestore medzi „na demo to vyzeralo dobre“ a „beží to spoľahlivo a vieme, koľko to stojí“.
Ďalšie riešenia
VeľkoobchodAutomatizácia objednávok z e-mailu do ERP pomocou AI
~70 % · objednávok bez zásahu človeka
E-commerceAI automatizácia zákazníckej podpory — bez rizika, že AI pošle nezmysel
~40 % · kratší čas prvej odpovede
DistribúciaAutomatizácia e-mailov: firemná schránka, ktorá sa roztriedi sama
~80 % · e-mailov roztriedených a pridelených bez človekaSpočítajte, koľko dokladov mesačne u vás niekto prepisuje. Ak je to viac než pár desiatok, oplatí sa hovoriť.
Nemusíte vedieť, či potrebujete AI, automatizáciu alebo nový systém. Ukážte nám proces, ktorý vás zdržuje — povieme vám, čo sa dá automatizovať a či sa to oplatí.