Distribúciapríklad použitia

Automatizácia e-mailov: firemná schránka, ktorá sa roztriedi sama

Do spoločných schránok chodia denne stovky správ — objednávky, reklamácie, faktúry, otázky, ponuky a spam vedľa seba. Niekto ich číta, triedi, preposiela a prepisuje z nich údaje. Túto prácu prevezme AI: e-maily roztriedi, pridelí správnym ľuďom, údaje pošle do systémov a pripraví návrhy odpovedí. Človek rieši len to, čo si naozaj vyžaduje človeka.

Poznáte to?

Do info@, objednavky@, reklamacie@ či fakturacia@ chodia denne desiatky až stovky správ a niekto ich musí všetky prečítať.
Polovica e-mailov prišla do nesprávnej schránky — preposielajú sa ďalej a pri každom prepošlaní sa stráca čas.
Z e-mailov a príloh sa ručne prepisujú čísla objednávok, faktúr a reklamácií do ERP, CRM alebo tabuľky.
Urgentná reklamácia alebo sťažnosť veľkého zákazníka leží pod newslettrami a automatickými notifikáciami, kým si ju niekto všimne.

Ako to funguje

1. Roztriedi každý e-mail
Z textu aj príloh určí, o čo ide — objednávka, reklamácia, faktúra, dopyt, otázka, spam — a ako je to naliehavé. Kategórie sú vaše, nie generické.
2. Pridelí ho správnemu človeku
Podľa typu, zákazníka a pravidiel, ktoré poznáte len vy, správu označí a presunie na oddelenie alebo konkrétneho človeka. Urgentné veci idú na vrch fronty.
3. Vytiahne údaje do systému
Číslo objednávky, faktúry, reklamácie, zákazníka či sumu vytiahne z e-mailu aj prílohy a zapíše ich do ERP, CRM, helpdesku alebo tabuľky — namiesto prepisovania.
4. Pripraví návrh odpovede
Na bežné otázky a potvrdenia pripraví odpoveď vo vašom tóne. Človek ju odošle, upraví alebo zahodí. Čo nevie zaradiť, odloží na ručné posúdenie.

Čo systém zvládne

Microsoft 365 / Outlook, Exchange, Google Workspace / Gmail aj bežné IMAP schránky — spoločné aj osobné.
Prílohy: PDF, Excel, Word, obrázky a skeny; e-maily v slovenčine, češtine, angličtine, nemčine či maďarčine.
Zápis do ERP, CRM, helpdesku alebo tabuľky — typicky Pohoda, Money, Helios, Pipedrive, Freshdesk či SharePoint — cez API, databázu alebo MCP.
Na špecializované prípady nadväzuje: objednávky až po založenie v ERP a odpovede zákazníkom v podpore riešime ako samostatné nadstavby.
Prehľad pre správu firemnej e-mailovej schránky: koľko čoho chodí, čo čaká najdlhšie a ktoré dopyty sa opakujú.

Kontrola človekom a bezpečnosť

Štart v režime „navrhni, človek rozhodne“: triedenie a návrhy odpovedí vidíte skôr, než čokoľvek odíde.
Automatické odpovede na e-maily nie sú predvolené. Povoliť sa dá len pre vybrané jednoduché typy správ, keď má systém na testovacej sade stabilnú presnosť.
Citlivé správy — reklamácie, právne veci, platby, osobné údaje — idú vždy k človeku bez ohľadu na istotu.
Každé rozhodnutie je zalogované: vidíte, prečo správa skončila v danej kategórii a kto ju dostal.

Aký výsledok je realistický

~80 %

e-mailov roztriedených a pridelených bez človeka

Pri typickej firme so stovkou až niekoľkými stovkami správ denne v spoločných schránkach počítame s tým, že približne 80 % e-mailov sa roztriedi a pridelí bez zásahu človeka. Ak dnes schránku triedi jeden človek dve hodiny denne, je to okolo 40 hodín mesačne — plus hodiny prepisovania údajov a kratší čas, za ktorý sa urgentná správa dostane k tomu, kto ju má riešiť.

Čísla sú orientačné pre typické objemy. Presný odhad pre vašu firmu dáme po analýze procesu.

Orientačný rozsah

Analýza schránok a vzorky e-mailov: 900 – 1 800 €
Pilot na vašich reálnych e-mailoch (2–4 týždne): 3 500 – 7 000 €
Produkčné nasadenie s napojením na vaše systémy: 5 000 – 12 000 €
Prevádzka, dohľad a evaluácie: od 390 € / mesiac

Ceny sú orientačné a bez DPH. Presné číslo dávame až po analýze vášho procesu — nie z brucha na prvom hovore.

Časté otázky

Nestačia na to pravidlá v Outlooku alebo Gmaile?

Ak správy rozlíšite podľa odosielateľa alebo predmetu, áno — a vtedy vám to aj odporučíme. Pravidlá prestanú stačiť, keď o type e-mailu rozhoduje obsah: reklamácia napísaná bez slova „reklamácia“, objednávka v prílohe, faktúra z novej adresy.

Aký je rozdiel oproti automatizácii zákazníckej podpory alebo objednávok?

Táto stránka je o celej schránke: roztriediť všetko, čo príde, a poslať to správnym ľuďom a systémom. Automatizácia zákazníckej podpory rieši odpovede zákazníkom na ich otázky, automatizácia objednávok rieši spracovanie objednávky až po založenie v ERP. Často začíname triedením a na špecializované prípady nadväzujeme.

Bude AI odpovedať zákazníkom sama?

Predvolene nie. Pripraví návrh, odošle ho človek. Pre jednoduché typy, napríklad potvrdenie prijatia faktúry, sa dá automatické odosielanie povoliť po pilote — podľa nameranej presnosti, nie podľa dojmu.

Kam idú obsahy e-mailov? Čo GDPR?

E-maily obsahujú osobné údaje, preto riešime spracúvanie v európskych regiónoch poskytovateľov so zmluvným zákazom trénovania na vašich dátach, alebo menší model bežiaci u vás. Systém má prístup len k schránkam, ktoré určíte, a neukladá viac, než treba.

Musíme meniť e-mailový systém?

Nie. Napájame sa na to, čo používate — Microsoft 365, Google Workspace alebo IMAP. Ľudia pracujú ďalej vo svojom Outlooku či Gmaile, len správy v ňom už nachádzajú roztriedené.

Súvisiaca služba

AI agenti a automatizácia

Toto riešenie staviame v rámci služby „AI agenti a automatizácia procesov“.

Agent, ktorý spracuje e-maily, objednávky a faktúry namiesto vášho tímu

Prečítajte si viac

Ďalšie riešenia

Veľkoobchod

Chcem prebrať tento proces Spustiť AI Readiness kvíz

Nemusíte vedieť, či potrebujete AI, automatizáciu alebo nový systém. Ukážte nám proces, ktorý vás zdržuje — povieme vám, čo sa dá automatizovať a či sa to oplatí.

Automatizácia e-mailov: firemná schránka, ktorá sa roztriedi sama

Poznáte to?

Ako to funguje

1. Roztriedi každý e-mail

2. Pridelí ho správnemu človeku

3. Vytiahne údaje do systému

4. Pripraví návrh odpovede